Zespół zarządzający projektem

 

W celu zapewnienia sprawnego systemu zarządzania projektem zostały powołane następujące struktury organizacyjne:

  • Rada Programowa Lubelskiej Biblioteki Wirtualnej

  • Komitet Sterujący Projektu

  • Biuro Projektu

  • Koordynatorzy

 

 

Głównym celem Rady Programowej jest sprawowanie ogólnego nadzoru nad procesem tworzenia Lubelskiej Biblioteki
Wirtualnej. W skład Rady Programowej wchodzą przedstawiciele Partnerów i Uczestników projektu.

 

Do kompetencji Rady Programowej należy w szczególności:

  1. inicjowanie głównych kierunków rozwoju Lubelskiej Biblioteki Wirtualnej,

  2. wypracowywanie zasad finansowania Lubelskiej Biblioteki Wirtualnej ze środków własnych i zewnętrznych,

  3. określenie docelowej struktury organizacyjnej i formuły prawnej funkcjonowania Lubelskiej Biblioteki Wirtualnej,

  4. podejmowanie decyzji o sprawie włączania do struktur Biblioteki nowych podmiotów,

  5. wyznaczanie wspólnych standardów techniczno-organizacyjnych w zakresie digitalizacji zasobów bibliotecznych, ich przetwarzania i wspólnego udostępniania dla potencjalnych użytkowników,

  6. podejmowanie działań informacyjno-promocyjnych związanych z rozwojem Lubelskiej Biblioteki Wirtualnej,

  7. bliska współpraca z Komitetem Sterującym Projektu oraz Kierownikiem Biura Projektu.

 

 

Komitet Sterujący jest organem powołanym do wspólnego zarządzania projektem Lubelska Biblioteka Wirtualna, w skład tej jednostki wchodzą Partnerzy i Uczestnicy projektu. Głównym zadaniem Komitetu Sterującego jest strategiczne zarządzanie i sterowanie procesem realizacji projektu w celu osiągnięcia zakładanych rezultatów i produktów projektu.

 

Szczegółowe kompetencje Komitetu Sterującego obejmują realizację następujących zadań:

  1. zapewnienie zgodności celów projektu ze zidentyfikowanymi potrzebami uczestników projektu,

  2. określenie środków finansowych, ludzi i wyposażenia,

  3. zatwierdzenie zakresu rzeczowo-finansowego źródeł i zasad finansowania projektu,

  4. określenie struktur zarządzania projektem,

  5. określenie sposobów komunikowania się,

  6. zatwierdzenie studium wykonalności oraz wniosku aplikacyjnego wraz z towarzyszącą dokumentacją,

  7. zatwierdzenie struktury i składu biura zarządzającego projektem,

  8. określenie zakresu tolerancji projektu,

  9. ustalenie systemu promocji i komunikacji z otoczeniem zewnętrznym,

  10. bieżące monitorowanie wdrażania projektu pod kątem realizacji przyjętego harmonogramu rzeczowo-finansowego,

  11. zatwierdzanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia na wybór wykonawców do realizacji głównych kontraktów projektu,

  12. zapewnienie odpowiedniego systemu kontroli jakości i zarządzania ryzykiem w projekcie,

  13. podejmowanie decyzji dotyczących zmian w rozwiązaniach technicznych i technologicznych projektu,

  14. bieżący nadzór nad jakością przekazywanego sprzętu i oprogramowania, a także nad postępami prac w zakresie digitalizacji zasobów bibliotecznych,

  15. ocena jakościowa uruchomionego systemu informatycznego,

  16. zaakceptowanie raportu końcowego z realizacji projektu,

  17. współpraca w zakresie właściwej ewaluacji projektu pod kątem osiągniętych wskaźników rezultatu,

  18. ocena jakie korzyści społeczno-ekonomicznych wynikających z pierwotnych założeń projektu, zapewnienie trwałości projektu w wymaganym zakresie i czasie.

 

Do realizacji Projektu utworzone zostało Biuro Projektu działające w strukturach Wydziału Informatyki i Telekomunikacji Urzędu Miasta Lublin. W jego skład wchodzą osoby odpowiedzialne za monitorowanie, koordynację oraz rozliczanie projektu.

 Biuro Projektu „Lubelska Biblioteka Wirtualna" realizuje w szczególności
zadania z zakresu:

1)    bieżącego zarządzania projektem od strony rzeczowej i finansowej;
2)    monitorowania, koordynacji oraz rozliczania projektu, w tym przygotowywania dokumentów niezbędnych do
        sporządzania wniosków o płatność;
3)    prowadzenia sprawozdawczości z realizowanych zadań;
4)    archiwizowania dokumentacji projektowej;
5)    współdziałania z uczestnikami projektu i innymi podmiotami w zakresie realizacji projektu;
6)    realizacji   zadań   w   projekcie   oraz   rozliczenia   tych   zadań   za wszystkich uczestników projektu zgodnie z
        harmonogramem;
7)    uczestniczenia   w   postępowaniach   o   udzielenie   zamówienia   publicznego w zakresie dotyczącym projektu;
8)    obsługi organizacyjno-biurowej Rady Programowej i Komitetu Sterującego;
9)    zapewnienia trwałości projektu w trakcie jego realizacji oraz przez okres 5 lat od daty jego zakończenia.

 Koordynatorzy:
W  każdej  z  placówek bibliotecznych  biorącej  udział  w  projekcie  „Lubelska  Biblioteka  Wirtualna”  wyznaczeni  zostali  koordynatorzy projektu.
Każdy z parterów i uczestników projektu wyznaczył  koordynatorów  projektu  oraz,  o  ile  zaszła  taka konieczność,  inne  osoby,  które  uczestniczą w realizacji projektu.
Koszty funkcjonowania Biura Projektu, a także koszty pracy poszczególnych koordynatorów z ramienia
uczestników projektu w ramach procesu zarządzania projektem, są finansowane z budżetu projektu.